Todo parece fácil. Gestionar la formación a traves de unos clicks en un aplicativo telemático !!! Nada más lejos de la realidad. Hay demasiados puntos que atar para estar preparados ante las distintas inspecciones de formación.

En las inspecciones de formación a distancia

Una tipología de inspección de formación muy común en los últimos tiempos son las inspecciones EPI (EX-POST INMEDIATO) en el caso de que realicemos formación a distancia. Estas inspecciones se realizan generalmente poco tiempo después de finalizar la formación.

En el dossier de la documentación del curso, recomiendo tener:

1. Factura/s desglosadas de la formación objeto de la bonificación.
2. Adhesión y convenio de Agrupación de empresas.
3. Controles de asistencia y/o seguimiento de aprendizaje
4. Información o publicidad de la entidad organizadora.
5. Curriculum Vitae del formador y titulación académica.
6. Acreditación formación a distancia en jornada laboral.
7. Guía didáctica/detalle del procedimiento.
8. Portada y programa del manual entregado.
9. Justificante envío/recibí del material entregado.
10. Justificante envío/recibí del diploma.
11. Cuestionario de calidad

Las entidades de formación no están ni van a estar al margen de las inspecciones de formación

Sobre todo cuando ahora, a mi parecer de una forma acertada, se fiscaliza al máximo el uso y destino de cualquier euro con un origen público. Es más, creo que todos los que nos dedicamos a este tipo de gestión, debemos apoyar cualquier tipo de iniciativa que levante y saque a la luz quien no esté llevando a cabo la gestión de una forma adecuada.

Dicho esto, nos tenemos que preparar ante futuras inspecciones y pulir todos nuestros procedimientos para que, cuando un inspector nos visite (que nos visitará), nos encuentre en «perfecto estado de revista».

Este es nuestro «pan» y tenemos que defenderlo a capa y espada.

No podemos permitirnos el lujo de hacer mal la gestión: nos tiramos piedras contra nuestro propio tejado y contra nuestro sector.

Ahondando un poco más, creo que debemos focalizar nuestro punto de mira hacia dos objetivos para las inspecciones de formación.

1. La correcta ejecución de los cursos
2. La correcta contabilización de los cursos.

Como contabilizamos los costes de formación

En este sentido, me quiero centrar en el último punto, quizás, por mi experiencia, el que más descuidan las entidades organizadoras.

Para ello me planteo una serie de preguntas.

1. ¿Estamos contabilizando convenientemente todos los costes? ¿Los de gestión? ¿Los de formación?
2. ¿Cómo estamos imputando el IVA?
3. ¿Utilizamos correctamente los documentos recomendados por la Fundación Tripartita para desglosar los costes?
4. ¿Qué tipo de costes son bonificables?
5. ¿Estoy preparado para una inspección?
6. ¿Cómo comunico a un cliente la bonificación?
7. ¿Tengo que hacer un seguimiento «post-bonificación»?
8. ¿Hasta cuándo puedo sufrir una inspección?
9. ¿Necesito tener un seguro de responsabilidad civil?
10. ¿Dónde acaba mi responsabilidad y cuando empieza la de mi cliente?

Son muchas preguntas, que os aseguro, en muchas entidades organizadoras NO tienen respuestas. Y, esto no es bueno para el sector.

En Autoforma intento dar respuesta a todo. Desde mi experiencia, desde la experiencia de los centros asociados y desde las distintas consultas que se han llevado a cabo

El objeto no es otro que tener la documentación relacionada con los costes en «perfecto estado de revista» ante las posibles inspecciones en materia de contraste de costes.

Estas inspecciones de formación se realizan en la empresa que ha bonificado, (por lo tanto no la recibe la entidad organizadora) o también la puede recibir directamente la entidad organizadora. La comunicación es mediante carta certificada o visita directa. La empresa bonificada en todo caso dispone de 10 días para la presentación de la documentación solicitada

Es importante señalar, y así lo hago en todas mis conferencias y cursos que debemos centralizar esta gestión en el Modelo: Resumen de costes B2. Este documento debe estar completado y avalado por el «Anexo de Costes – C1/C10».

Otros aspectos a tener en cuenta

Además de lo reseñado anteriormente cabría contemplar algunos aspectos más que nos serían requeridos en las inspecciones de formación.

1. Como ya he comentado en alguna ocasión, el IVA puede ser bonificable en el caso de que la empresa tenga concedida la exención de IVA por la Agencia Tributaria. Si este es el caso, se debe acreditar documentalmente esta exención.
2. Los costes de formación que debidamente detallaremos en el modelo B2 y que se completa con el anexo de costes (C1-C10), deben estar respaldados documentalmente por las facturas, documentos sustitutivos o medios de prueba admitidos en derecho.
3. Extractos de las entidades bancarias correspondientes a los pagos de costes de formación. Recomendamos siempre que estos pagos se realicen vía banco y no caja. En el caso de haberlo hecho por caja, será necesario tener el apunte contable relativo a dicho pago.
   
4. Anotaciones contables de los gastos de formación, es decir, libro diario de los importes imputados que se puedan relacionar con la documentación anteriormente expuesta. Destacar que el libro diario deberá estar debidamente registrado en virtud del Código de comercio.
5. Convenio de agrupación de empresas y adhesión a convenio de agrupación de empresas.
6. Si es la entidad organizadora la que contacta con la empresa, hay que acompañar con la información o publicidad de los servicios ofrecidos.
7. Certificado de no haber recibido ayuda o subvención para la realización de acciones formativas de cualquier otra entidad, sea de la índole que sea.
8. Copia de los diplomas y justificante de entrega (Recibí).
9. Partes de firma y/o controles de aprendizaje.
10. En caso de formación a distancia o teleformación, copia de la guía didáctica del curso.
11. Información a la RLT en el caso que hubiera sido necesario.

Y recuerda…

Por todo ello, como ya vengo recomendando, una entidad organizadora no es la que «pica» datos en el aplicativo de la Fundación Tripartita, sino que es aquella que lleva un control exhaustivo de todos los procesos que conlleva la bonificación de los cursos.

Por último …

Nada de lo sucedido en el pasado es garantía de que pase en el futuro. Este año y los venideros nos podemos encontrar con alguna tipología no descrita anteriormente …

Si has tenido alguna inspección y necesitas asesoramiento a través de la asociación … ¿Por qué no nos lo cuentas?

Con la colaboración de todos vosotros enriqueceremos la información y estaremos al día de muchas novedades.