Grupos de empresa, el perfil desconocido en la gestión de bonificaciones

Introducción

En estos últimos tiempos, tanto en las consultas de nuestros asociados como en las consultorías que realizamos se proliferan más aquellas que se relacionan con la gestión de bonificaciones en el perfil grupo de empresas.

Os pongo en contexto. Un caso revelador

En una consultoría realizada con una de nuestras empresas asociadas, nos enfrentamos a una situación intrigante al analizar el crédito de formación de la empresa. Observamos que, sorprendentemente, la empresa tenía disponible mucho más crédito del que inicialmente se le había asignado, según lo percibido desde el perfil de entidad organizadora, y no desde el de grupo de empresas. Esta circunstancia generó una sensación de confianza en la entidad organizadora, que gestionaba un curso para la empresa, al ver que había crédito suficiente para su bonificación.

 

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A raíz de este caso, hemos incorporado una nueva cláusula al contrato de encomienda en el perfil organizadora.

Nueva cláusula del contrato de encomienda:

 

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Interesante opción para grandes empresas

Las empresas que se agrupan para formar un grupo de empresas suelen contar con plantillas de gran tamaño. Esta característica puede influir en el acceso al crédito formativo desde el perfil de entidad organizadora o bonificada. En muchos casos, debido al tamaño de su plantilla, estas empresas podrían estar limitadas a acceder solo a un 60% o 50% del importe total cotizado para la formación, en comparación con el acceso al 100% del importe que se podría obtener desde el perfil de grupo de empresas, siempre y cuando se cumplan las demás condiciones establecidas. Esta situación pone de manifiesto una de las ventajas significativas de constituirse como grupo de empresas, especialmente en términos de maximizar el aprovechamiento del crédito formativo disponible.

Creación y Acreditación

 

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Gestión del Crédito Formativo

Uno de los aspectos más relevantes de los grupos de empresas es la gestión conjunta del crédito para la formación. Cada empresa del grupo puede disponer del crédito asignado al conjunto, con el límite de lo aportado individualmente en concepto de formación profesional. Esta flexibilidad permite una gestión más eficiente y adaptada a las necesidades formativas del grupo en su conjunto.

Dentro de un grupo de empresas, existe la flexibilidad de impartir la formación utilizando tanto recursos propios como externos. Esto significa que el grupo tiene la opción de llevar a cabo sus programas de formación mediante entidades formadoras que pertenecen al propio grupo o mediante la contratación de servicios de entidades formadoras externas.

En el caso de que la formación sea impartida por una entidad que forma parte del mismo grupo de empresas, esta se considera como un medio propio del grupo. Esta situación facilita la organización y gestión de la formación, ya que la entidad formadora interna ya está integrada en la estructura y dinámica del grupo.

Por otro lado, si se opta por utilizar servicios externos para la formación, el grupo de empresas puede contratar a entidades especializadas que no forman parte de su estructura corporativa. Esta opción puede ser beneficiosa cuando se requieren habilidades o conocimientos específicos que no están disponibles dentro del grupo.

Organización de la Formación

Una vez que el grupo de empresas completa su registro en el sistema designado y se verifica su acreditación como grupo, cada empresa puede disponer del importe del crédito disponible que corresponde al grupo en su conjunto. Sin embargo, existe un límite importante: cada empresa solo puede utilizar hasta el 100% de lo que ha cotizado individualmente en concepto de formación profesional. Este límite garantiza una distribución equitativa del crédito entre las empresas del grupo y evita el uso excesivo de los recursos por parte de una sola entidad.

Es importante mencionar que las empresas pueden registrarse tanto bajo el perfil de «Bonificada» como bajo el perfil de «empresa participante» en el grupo de empresas. Sin embargo, hay una consideración clave: el crédito que se utilice en el acceso como empresa bonificada no será acumulable ni considerado para los cálculos del crédito del grupo. Esto significa que el uso del crédito en uno de los perfiles tiene un impacto directo y exclusivo en ese perfil específico, sin afectar el crédito disponible en el otro.

Además, es imprescindible que cada una de las empresas involucradas en la ejecución y gestión de la bonificación se responsabilice de mantener adecuadamente la documentación que les corresponda. Este aspecto es vital para asegurar el cumplimiento de las normativas y para facilitar cualquier revisión o auditoría que pueda ser requerida.

En cuanto a la facturación de los costes de ejecución, estos pueden ser facturados a la entidad que asume la organización y gestión de la formación, o a las empresas que han recibido el servicio. Esta flexibilidad en la facturación facilita la gestión financiera dentro del grupo de empresas, permitiendo una distribución adecuada de los costes según las necesidades y acuerdos establecidos.

Gestor de grupo de empresas

En el contexto de un grupo de empresas, si se toma la decisión de externalizar la gestión administrativa de la formación, es importante tener en cuenta que la responsabilidad última recae sobre el propio grupo de empresas. Esto significa que el grupo asume la responsabilidad completa de asegurar que la ejecución y aplicación de las bonificaciones se realice de manera correcta, así como de mantener y custodiar adecuadamente toda la documentación relacionada. En este escenario, no es necesario contar con una entidad organizadora o externa, ya que la gestión y responsabilidad están directamente a cargo del grupo.


Cuestiones Prácticas y Casuísticas. Ejemplos Prácticos y Casos Específicos

 

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Permisos individuales de formación

Es importante destacar que no se permite la compartición de horas de permisos individuales de formación entre las distintas empresas que componen el grupo. Cada empresa dentro del grupo tiene asignada su propia bolsa horaria para permisos de formación, la cual se determina en función del tamaño de su plantilla.

No existe la posibilidad dentro de un grupo de empresas de acumular o transferir las horas de permiso de formación no utilizadas de una empresa a otra dentro del mismo grupo. Cada entidad debe gestionar y utilizar su asignación de horas de formación de manera independiente, sin que haya un mecanismo para la acumulación o redistribución de estas horas a nivel de grupo.

Conclusiones

Los grupos de empresas en el marco de la formación bonificada representan una opción más que interesante para la gestión eficiente y coordinada del crédito formativo. Su correcta configuración y gestión permiten maximizar los beneficios de la formación, adaptándose a las necesidades y estructuras empresariales específicas. La colaboración y sinergia entre las empresas del grupo facilitan una mayor flexibilidad y aprovechamiento de los recursos formativos disponibles.

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