Custodia de la Documentación en la Formación Bonificada

La custodia de la documentación en la formación bonificada es esencial para las empresas que se benefician de bonificaciones a la Seguridad Social. Este proceso incluye la conservación de registros detallados sobre asistencia, materiales didácticos, evaluaciones y justificantes de costes, tanto en formato físico como digital, por un período mínimo de cuatro años. Las empresas y entidades organizadoras deben cumplir con estas obligaciones para asegurar la transparencia y el cumplimiento normativo, evitando sanciones y facilitando la gestión eficiente de los procesos formativos.

La custodia de la documentación en la formación bonificada es un aspecto crucial para las empresas que se benefician de bonificaciones a la Seguridad Social. Esta responsabilidad implica la conservación de una serie de documentos que acreditan la realización de la formación, su correcta ejecución y la justificación de los costes incurridos. A continuación, se detallan los aspectos clave sobre qué documentos deben custodiarse, quién es responsable de su custodia y por cuánto tiempo deben mantenerse.

Tipos de Documentación a Custodiar

Formación Presencial

En el caso de la formación presencial, las empresas deben custodiar los originales de la documentación justificativa de las acciones de formación por un período mínimo de cuatro años. Esta documentación incluye:

  • Control de asistencia: Registros que acrediten la participación de los empleados en las sesiones de formación.
  • Recibí de diplomas y material didáctico: Confirmación de entrega de diplomas y cualquier material didáctico proporcionado.
  • Cuestionarios de evaluación: Evaluaciones realizadas por los participantes sobre la calidad de la formación.
  • CV y acreditaciones del formador: Curriculum vitae y certificaciones del tutor o formador.
  • Justificantes de costes y comprobantes de pago: Facturas, justificantes bancarios y cualquier documento que respalde los gastos incurridos.
  • Contabilización de los costes: Registros contables de los costes e ingresos relacionados con la formación bonificada.

Teleformación

Para la formación en modalidad teleformación, se deben custodiar documentos adicionales que acrediten la interacción y el aprendizaje en la plataforma. Estos incluyen:

 

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Conclusión

La custodia de la documentación en la formación bonificada es un proceso detallado y riguroso que asegura la transparencia y el cumplimiento de la normativa vigente. Cada actor involucrado, desde las empresas bonificadas hasta las entidades organizadoras e impartidoras, tiene responsabilidades específicas que deben cumplirse para garantizar la correcta ejecución de las acciones formativas y la justificación de los costes asociados.

Mantener una custodia adecuada no solo evita sanciones, sino que también proporciona un respaldo sólido para cualquier revisión o auditoría que pueda realizar la Administración pública. En un entorno cada vez más digital, la correcta gestión de la documentación, ya sea en formato físico o electrónico, es esencial para el éxito y la sostenibilidad de las iniciativas de formación bonificada.

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