Documentación necesaria para gestionar un permiso individual de formación

La administración en el proceso de revisión de los permisos individuales de formación va a solicitar la siguiente documentación (he tomado esta referencia de las respuestas que ha dado FUNDAE a través del servicio de atención al cliente y a través del espacio online “los expertos responden”).

1. Anexo I (solicitud realizada por el trabajador y concesión por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF).
2. Soportes de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación.
3. Documentación soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del Permiso por parte del trabajador (Nóminas, modelo 190), así como justificación del pago a los trabajadores de las horas del Permiso.
4. Fotocopia de la Matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador.
5. Justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (asientos, mayores contables, etc.).
6. Comunicación a la RLT, en el caso que la hubiere.
7. En el caso de ser un Título Universitario Propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.
8. Cuando se trate de permisos de conducción deberán custodiar la copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas, examen, resultados, etc.
9. En el caso de otras acreditaciones oficiales deberán custodiar el carné profesional obtenido tras la realización del PIF.
10. Documentación acreditativa de haber realizado tutorías presenciales o prácticas obligatorias.

En el punto 3 recomiendo hacer un certificado de haberes.

Documentación requerida por FUNDAE en los procesos de seguimiento de permisos individuales de formación

Lo habitual es que el requerimiento se haga desde FUNDAE. En alguna ocasión lo hemos visto también que el requerimiento documental ha venido de la ITSS.

Los últimos requerimientos documentales que FUNDAE está mandando a las empresas solicitan lo siguiente, textualmente:

1. Solicitud realizada por el trabajador y autorización por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF.
2. Soportes de entradas y salidas del trabajador de la empresa (control horario, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación.
3. Documentación soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del Permiso por parte del trabajador (Nóminas, modelo 190, et c.), así como acreditación del horario laboral del trabajador y la distribución de las horas del Permiso.
4. Justificante de la anotación contable del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (asientos, mayores contables, TC1 del mes en el que se ha realizado la bonificación con el justificante de pago, etc.)
5. Programa y matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador, o si se trata de un permiso tipo Otras Acreditaciones o Certificado de Profesionalidad, se remitirá la inscripción al curso firmado por el interesado.
6. En el caso de formación reglada o certificados de profesionalidad, el título o acreditaciones obtenidas (si fuera el caso).
7. Cuando se trate de permisos de conducción profesionales, copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas, examen, etc.
8. En el caso de otras acreditaciones oficiales, el carné profesional obtenido tras la realización del PIF.
9. Justificación de haber sometido los Permisos Individuales de Formación a información de la Representación Legal de los Trabajadores, en aquellos casos en los que la empresa disponga.
10. Contrato de Encomienda de organización de la formación suscrito y Adhesión al Contrato con la entidad organizadora en los términos que establece la normativa.

En el caso de que la Entidad Organizadora haya contactado con la empresa, indicar el modo seguido, aportando, si corresponde, copia de la información o publicidad de los servicios ofrecidos.

En definitiva, gestionar un permiso individual de formación debe formar parte de la cartera de servicios de un gestor de formación, pero este debe establecer un protocolo de gestión documental adecuado a las indicaciones que he dado anteriormente.